Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
Type de contrat : CDD d’1 an.
Missions principales :
· Facturation
· Suivi de la facturation auprès des employeurs des stagiaires financés
· Impression des factures, mise à la signature des factures, envoi des factures par courrier
· Suivi du règlement des factures, saisie des paiements.
· Collaboration avec les secrétariats pédagogiques des DU
· Collecte des attestations de présence des 108 DU auprès des secrétariats pédagogiques.
· Envoi des attestations de présence aux financeurs.
· Communication et relation < client >
· Renseigner et informer les financeurs par e-mail afin de répondre à leurs demandes.
· Relance et recouvrement des créances
· Suivi des factures impayées, constitution des dossiers de relance et numérisation des dossiers pour
obtenir le règlement des factures avant envoi à l’Agence comptable.
· Élaboration des tableaux de bord
· Suivi des conventions de formation (pièces envoyées, à envoyer, relance à faire)
· Suivi des encaissements et recettes annuelles {service financier)
· Suivi des demandes de titres de recette (Agence comptable)
· Travail préparatoire budgets
· Suivi des encaissements, règlements à venir, gestion des impayés et préparation des budgets prévisionnels en collaboration avec le service financier
· Facturation des dossiers CHORUS
· Collecte des pièces comptables obligatoires à la constitution des dossiers auprès des financeurs.
· Vérification des pièces, numérisation des dossiers et envoi au service financier.
· Suivi de l’état d’avancement des dossiers jusqu’au règlement effectif des factures (tableau de bord).
· Gestion des avenants, avoirs et financements par OPCO
· Préparation des titres de recette
· Constitution des dossiers avec les pièces comptables obligatoires collecte, contrôle, tri des conventions, relance des documents manquants auprès des employeurs, · Vérification de la conformité des dossiers.
· Élaboration de la demande de titre de recette et envoi à l’Agence comptable puis au service financier,
Collaboration avec I’Agence comptable et le service financier de la faculté.
· Gestion des dossiers litigieux en synergie avec le responsable du département.
· Aide à la préparation du bilan pédagogique etfinancier annuel
· Collecter et rapporter les informations financières à partir des bilans et autres documents comptables et financiers en collaboration avec le responsable administratif.
· Aide support auprès des gestionnaires du département, si nécessité · Compte rendu hebdomadaire de I ‘avancement des dossiers, litiges et projets auprès de sa hiérarchie
Connaissance, savoir :
· Pack office (Word, Excel, Powerpoint)
· Logiciel Formatic
· Notions certaines en comptabilité publique
· Notions de base de la réglementation de Ia formatiol continue du secteur santé
· Maitrise technique de gestion administralive
· Connaissance de la diversité des publics
Savoir-faire :
· Trier, hiérarchiser et classer les informations
· Sens de l’organisation, savoir prioriser les tâches imparties en fonction du calendrier
· Compétences techniques opérationnelles, méthodologiques & organisationnelles
· Qualités relationnelles et d’écoute
· Sens du service public
· Réactivité, disponibilité et prise d’initiative
Savoir-être :
· Capacité à communiquer et à travailler avec les membres de l’équipe, les usagers des autres services et les partenaires extérieurs
· Respect des obligations du service public
· Respect des consignes et des règles de vie du service
· Autonomie, initiative et sens des responsabilités